Ügyfeleink – és reméljük, leendő ügyfeleink – között számos cégképviselő (cégjegyzésre jogosult) van, így összefoglaltuk, hogy milyen szempontok szerint érdemes tanúsítványt választania annak, aki az aláíró tanúsítványát cégjegyzésre (is) szeretné használni.

Alapvetően az igénylő választja meg, hogy az aláíró tanúsítvány milyen adatokat tartalmazzon róla. Van lehetőség arra, hogy az aláíró tanúsítvány csak az aláíró nevét és emailcímét tartalmazza (ezek a minimálisan kötelező adatok), de egyéb adatok is megjeleníthetők a tanúsítványban: így pl. a szervezet, amihez az aláíró tartozik (pl. a cég, amely az aláírót foglalkoztatja), valamint az aláíró szervezetben betöltött pozíciója (pl. ügyvezető, vezérigazgató) . Utóbbi esetben ún. „szervezeti tanúsítványról” beszélünk, hiszen az aláíró tanúsítványban szervezet is feltüntetésre került.

„Egyszerű” aláíró tanúsítvány

Amennyiben a szervezetet és a titulust nem kéri az igénylő feltüntetni az aláíró tanúsítványban, a befogadó félnek (aki megkapja az e-aláírt dokumentumot) mindig ellenőriznie kell, hogy az illető személy jogosult-e képviselni az adott céget, hiszen a tanúsítvány adatai között csupán egy név és egy emailcím szerepel. Ez nehézkes lehet, ha az igénylőt pl. Kovács Istvánnak hívják, hiszen feltehetően elég sok cégképviselőt hívnak így…A tanúsítványba kerülő emailcím mankót jelenthet, ha abban a cég vagy cégcsoport neve szerepel, de egy nagyvállalat vagy pl. bank esetében meg az is előfordulhat, hogy a szegedi és kecskeméti telephelyen is van egy Kovács István, aki a cég képviseletére jogosult.

Abban az esetben lehet érdemes az ilyen típusú „egyszerű” aláíró tanúsítványt választani, ha az adott cégképviselő több cégben is cégképviseletre jogosult, és nem szeretne minden cég vonatkozásában külön aláíró tanúsítványt. Ekkor bármely cég képviseletében használhatja ugyanazt az aláíró tanúsítványt, amely nem noha nem tartalmaz cégnevet, de jogszerűen alkalmas cégjegyzésre bármelyik cég vonatkozásában, amelynek az érintett aláíró cégjegyzékbe bejegyzett képviselője.

A szervezeti tanúsítvány

A szervezeti tanúsítvány legnagyobb előnye, hogy abból „első ránézésre” látszik, hogy cégképviselői minőségben használta az aláíró, hiszen a tanúsítvány tartalmazza a cégnevet és az aláíró titulusát is. Mivel a bizalmi szolgáltató az összes tanúsítványba kerülő adatot köteles ellenőrizni, a tanúsítvány kibocsátásakor az igénylő által megadott adatokat összeveti a cégnyilvántartással, és csak akkor bocsátja ki a tanúsítványt, ha az igénylő képviseleti joga valóban fennáll. A befogadó fél számára (akinek megküldjük az elektronikusan aláírt iratot) ez tehát egy plusz biztonság, hiszen tudható, hogy a tanúsítvány ellenőrzött adatokat tartalmaz.

Aláírás cégképviseleti igazolással

A bizalmi szolgáltató csak abban az esetben tudja megteremteni a kapcsolatot a cégnyilvántartás hatályos adataival, ha az igénylő cégképviselő a tanúsítványba kerülő adatok megadása során az adószámát is feltünteti. Mivel az adószám a cégjegyzékben is szerepel (és kizárólagosan egy adott magánszemélyhez köthető adat) a bizalmi szolgáltató az adószám alapján egy adott pillanatban „be tud kérdezni” a cégnyilvántartásba. Erre épül a Microsec „cégképviseleti igazolás” fejlesztése, amikor az aláírás létrehozásakor az aláíró program az aláírt dokumentum mellé csatol egy hivatalos igazolást a cégnyilvántartásból, amely azt a rovatot mutatja meg, amelyben az aláíró szerepel, így bizonyítva, hogy az aláírás pillanatában az aláíró a megjelölt cég képviseletére jogosult volt. Az e-Szignó programban együttes aláírási jog igazolására is van ilyen módon lehetőség. Ez a szolgáltatás egyébként akkor is igénybe vehető, ha az aláírónak „egyszerű” aláíró tanúsítvány van, amelyben a nevén és az emailcímén kívül csak az adószáma került feltüntetésre. Ekkor az aláíró program az összes olyan céget fellistázza, amelyben az adott adószám szerepel (tehát ahol az aláíró cégképviselő) és az aláíró kiválaszthatja, hogy melyik cég képviseletében szeretne aláírni, melyik cég vonatkozásában kéri a cégképviseleti igazolást.

Az alábbi képen látható, hogy amennyiben e-Szignó programban az aláíró a cégképviseleti igazolással történő aláírást választja, minden aláírás alatt megjelenik egy csatolt .pdf dokumentum, „az önálló cégképviseleti igazolás”.

A csatolt cégképviseleti igazolás önálló .pdf dokumentum, amely a Céginformációs Szolgálat által kiadott „cégbizonyítvány igazolás” az adott aláíró vonatkozásában.

Amennyiben a Microsec webes aláíró megoldását, a web-Szignót használjuk, a cégképviseleti igazolással történő aláírás funkció ott is kiválasztható, a cégképviseleti igazolás ekkor a .pdf dokumentumba ágyazott csatolmányként jelenik meg.

Az „Aláírás cégképviseleti igazolással” szolgáltatás díja a hatályos árlista szerint darabonként 250 Ft, amely igazán megéri ahhoz képest, hogy a képviseleti jognak az adott dokumentum (pl. szerződés) aláírása időpontjában történő ellenőrzése jelenleg jellemzően teljes, hiteles cégkivonattal történik (ügyvéd vagy közjegyző által, esetleg közvetlenül a cégszolgálattól beszerezve), amely a cégadatoktól függően jellemzően 2000 forintnál kezdődik, de akár 5-6000 Ft is lehet.

Elektronikus aláírás bejegyzése a cégnyilvántartásba?

Röviden: nemcsak az az elektronikus aláírás használható cégképviseletre, amely bejegyzésre került a cégnyilvántartásba, ezt az Igazságügyi Minisztérium is megerősítette. Az ezzel kapcsolatos jogi okfejtés részletesen olvasható az ado.hu szakmai portálon.

A Cégtörvény csupán lehetőséget teremt arra, hogy a cégek a cégképviselők tanúsítvány adatainak a közhiteles nyilvántartásba történő bejelentésével közhiteles módon tudják igazolni, hogy cégképviselőjük az adott tanúsítvánnyal cégképviseleti hatállyal ír alá. Ennek az az előnye, hogy a befogadó fél nem kérdőjelezheti meg (az aláíró tanúsítvány adatainak a cégnyilvántartásban történő ellenőrzése után), hogy az adott tanúsítvány valóban a cégképviselőhöz tartozik.

A cégnyilvántartásba történő bejelentés jelentős hátránya, hogy a tanúsítványok lejárati ideje jelenleg 3 év (korábban 2 év volt), így a tanúsítványok adatai ilyen gyakorisággal megváltoznak. Annak érdekében, hogy a cégnyilvántartás mindig a hatályos adatokat tartalmazza, a cég jogi képviselőjének ezért a tanúsítvány(ok) lejáratakor minden esetben változásbejegyzési kérelmet kell előterjesztenie (15.000 Ft illeték és 3.000 Ft költségtérítés megfizetésével) és bejelentenie az új adatokat.

Ezt elkerülendő kialakult az a gyakorlat (pl. közbeszerzésekben ajánlatkérői oldalról), hogy amennyiben a cégnyilvántartás az elektronikus aláíráshoz használt aláíró tanúsítvány adatait nem tartalmazza, elfogadható a közjegyző vagy ügyvéd, jogtanácsos által kiadott igazolás arról, hogy az az e-aláírás, amivel az ajánlatot aláírták, valóban az adott cég képviseletére jogosult magánszemélyhez tartozik.

További információk elektronikus aláíró megoldásainkról az e-szigno.hu oldalon.