A digitális világban természetesen az a legegyszerűbb, ha a szerződésünk, nyilatkozatunk eleve elektronikus formában jön létre – a dokumentumot nem nyomtatjuk ki, nem papírt, hanem elektronikus dokumentumot (pl. pdf fájlt) írunk alá. Ha azonban az eredeti dokumentum (még) papír alapon jött létre, felmerül, hogy vajon készíthető-e róla olyan digitális másolat, amely ugyanolyan hiteles, mint az eredeti papír. Ha hitelesen tudjuk digitalizálni az eredetileg papíron keletkezett iratainkat, ezek esetében is elérhetjük, hogy másodpercek alatt eljutnak a címzetthez, helytől függetlenül megtekinthetők, visszakereshetők, korlátlan példányszámban, további költség nélkül sokszorosíthatók, a tárolásuk szinte ingyenes.

Ebben a cikkben azokat a szabályokat vesszük sorra, amelyeket be kell tartani ahhoz, hogy egy papír alapú dokumentumról hiteles, azaz joghatás kiváltására alkalmas elektronikus másolat készüljön.

Milyen előírásoknak kell megfelelni?

Az Eüsztv. szerint egy papíralapú dokumentumról készült elektronikus másolat kizárólag akkor alkalmas az eredeti papír alapú dokumentummal azonos joghatás kiváltására, (azaz csak akkor használható fel ugyanazzal az eredménnyel, ugyanolyan szintű „bizonyítékként”), ha a másolatkészítés az ún. Konverziós Rendelet szabályai alapján történik. Azaz egy egyszerűen beszkennelt papíralapú dokumentum nem sokat ér, ha később bizonyítékként szeretnénk felhasználni, kb. annyit érünk vele, mint egy fénymásolattal.

A Konverziós Rendelet 55.§ értelmében a papíralapú dokumentum digitalizálása során a másolatkészítő

1. elkészíti az elektronikus másolatot,
2. megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd
3. ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal − „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” − és
4. minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el (bizonyíthatóság szempontjából ez mindig „szükséges”).

A fentiek alapján tehát a szkennelés csak a „nulladik” lépés a folyamatban, ezt követően vagy össze kell nézni a papíralapú dokumentumot és a szkennelt változatot és megállapítani, hogy a kettő ugyanúgy néz-e ki (ez az egyszerűbb és gyakoribb módszer), vagy szóról-szóra elolvasni mindkettőt, illetve olyan szövegfelismerő szoftvert használni, ami össze tudja hasonlítani, hogy tartalmilag (karakterre lebontva) ugyanaz a szöveg szerepel-e a papíron és a szkennelt változaton.

A fenti harmadik és negyedik lépés a gyakorlatban egybe esik, hiszen az elektronikus aláírás dokumentumon való elhelyezése „közben” tudjuk az aláíró programban kiválasztani az opciót, hogy az aláíráshoz záradékot helyezünk el.

A jogszabály a hiteles másolatkészítés minden lépését a „másolatkészítő” feladatává teszi, így tehát a másolatkészítőnek minősített aláíró vagy bélyegző tanúsítvánnyal kell rendelkeznie ahhoz, hogy hiteles elektronikus másolatot tudjon létrehozni.

A „másolatkészítőnek” emellett két szabályzatot is készítenie kell: egy belső szabályzatot, amelyben a másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek körét kell meghatározni, és egy nyilvános szabályzatot, amely a másolatkészítés eljárási és műszaki feltételeit, valamint a kapcsolódó felelősségi kérdéseket tartalmazza. Ez utóbbit nyilvánosan, elektronikusan közzé kell tenni, így számos szervezet másolatkészítési szabályzatából inspirálódhatunk, ha ilyen szabályzatot szeretnénk készíteni a szervezetünk számára.

Nagy mennyiségű iratot digitalizálnék vagy csak néhány dokumentumot?

Ha kis mennyiségű iratot szeretnénk hitelesen digitalizálni, akkor feltehetően elegendő egy minősített aláíró/bélyegző tanúsítványt vásárolni, és darabonkénti ellenőrzéssel meggyőződni arról, hogy az elkészült elektronikus másolat képileg megegyezik az eredeti, papír alapú dokumentummal, majd záradékolni és aláírni az elektronikus másolatot a fentiek szerint.

Nagyobb mennyiségű másolat készítésénél javasolt az ún. automatikus másolatkészítés módszerét használni, ahol nem szükséges a darabonkénti ellenőrzés, hanem elegendő véletlenszerű mintavételezéssel meggyőződni az eredeti és a másolati dokumentum egyezőségéről. Automatikus másolatkészítés esetén kizárólag jogi személy részére kibocsátott elektronikus bélyegző használható és az elektronikus időbélyegző használata kötelező.

Automatikus másolatok készítésére csak olyan zárt informatikai rendszerek alkalmasak, amelyek (i) külső beavatkozástól mentesek, (ii) biztosítják a másolat olvashatóságát és a mintavételezésen alapuló minőségbiztosítást; (iii) a hitelesítési záradékban szerepeltetik, hogy a másolat automatikus másolatkészítés eredményeképp jött létre. Az ilyen rendszerek gyártójának nyilatkoznia kell arról, hogy ezek a feltételek fennállnak, ezzel garantálva, hogy az ügyfél el tudja érni a szkennelt és hitelesített elektronikus dokumentumokkal az Eüsztv. szerinti joghatást (eredeti papíralapúval megegyező). Ilyen zárt rendszer a Microsec és a Canon együttműködése eredményeként elérhető Scan&Sign funkcióval ellátott Canon ImageRUNNER másoló-szkenner, amely esetében a szkenneren futó aláíró szoftver automatikusan elhelyezi a szkennelt dokumentumon a hitelesítési záradékot és kikényszeríti a felhasználó szúrópróbaszerű ellenőrzését. A z Scan&Sign funkcióval pillanatok alatt óriási mennyiségű papírhalomról készíthetünk hiteles elektronikus másolatot.

Ügyvéd vagyok, bármiről készíthetek hiteles elektronikus másolatot?

Az ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos esetében az a fő kérdés, hogy az ügyvéd saját maga által készített dokumentumot digitalizál-e. Ha igen, akkor másolatkészítési szabályzat és hitelesítési záradék nélkül is hiteles másolatot fog létrehozni, ügyvédi tevékenysége részeként, viszont csak minősített e-aláírást használhat és oldalhű másolatot készíthet.

Más azonban a helyzet, ha az ügyvéd egy olyan iratról szeretne hiteles elektronikus másolatot készíteni, amit nem ő késztett. Az ilyen iratok esetén már ún. kiegészítő ügyvédi tevekénységről beszélünk, és az ügyvédre is vonatkoznak a Konverziós Rendelet minden másolatkészítőre irányadó, fenti szabályai.

Az eredeti papír alapú dokumentum megsemmisítése

Automatikus másolatkészítés esetén csak az elkészült hiteles elektronikus másolat olvashatóságának (megnyithatóságának) ellenőrzését követően van lehetőség az eredeti papír alapú példány megsemmisítésére, amennyiben azt jogszabály lehetővé teszi és az eredeti példány megőrzését egyéb érdekek (így például az átalakított dokumentummal kapcsolatos esetleges igényérvényesítés) nem kívánják meg. Az eredeti papíralapú dokumentumok megsemmisítésének szempontjait, esetköreit mind automatikus, mind manuális másolatkészítés esetén érdemes szabályzatban rögzíteni (így pl. amennyiben az eredeti papíralapú szerződés, megrendelő, teljesítésigazolás stb. alapján folyamatos a pénzügyi teljesítés, a papírpéldány megsemmisíthető).

A fentiek alapján elmondható, hogy hiteles elektronikus másolatok létrehozásával csökkenhet a papír alapon megőrzendő dokumentumok mennyisége és ennek költsége, továbbá az iratok fizikai károsodásának, megsemmisülésének esélye is minimalizálható.

Ha gyorsan, automatikusan készítene a jogszabályi előírásoknak megfelelő, eredetivel megegyező hiteles elektronikus másolatokat, használja a Canon és a Microsec összefogásával készült másolatkészítő rendszert, a Scan&Sign funkcióval ellátott Canon ImageRUNNER nyomtató-szkennert, mely a hiteles automatikus másolatkészítéshez szükséges valamennyi jogszabályi feltételnek megfelel.

Vonatkozó jogszabályok:

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény

Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet

Az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény 3. § (1) l) pont.